エク弱のための第3章
ハイ、エク弱のためのExcel講座、3回目です。 本日はコレ↓を作ります※1。
なんか前回のとほとんど同じだな…。
件数が増えたくらい、か。
じゃあ!
データをコピーして作れば、ラクそうな感じだな。
うん。
楽勝、楽勝。
でも、その前に。
フォルダを作って整理する
これまで、第1回・第2回と、2つのデータを作ってきました。 本日も作るとデータが3コになっちゃうのですが、それらがデスクトップに散らかってるのはみっともないですよね。 なので、ここらで一度、整理しましょう※2。
現状、第1回と第2回で作ったExcelファイルがデスクトップにあると思います。
これを、フォルダにしまおうかと思いまして。
ということで、まず、デスクトップの適当な位置で右クリックします。
で、右クリメニューから新規作成→フォルダーを選んでください※3。
そうすると、新しいフォルダが作成されます※4。
新規作成したフォルダには「新しいフォルダー」って名前が仮に振られるので、適当に名前をつけてあげましょう。
僕は「Excelれんしゅう」としました。
ちなみに、「フォルダ」って、仕事で使う資料を入れるフォルダ、アレを思い起こしてください。
紙を入れる「フォルダ」って、資料を整理するためにありますよね?
それと同じで、PCにおける「フォルダ」も、データファイルを整理するのに使います。
あと、「フォルダー」と伸ばすか、伸ばさないで「フォルダ」と呼ぶかは、趣味の問題です(笑)。
話はちがうんだけど、ソクラテスって「ソークラテース」って伸ばすのが正式な発音らしいんだけど、慣用的に長音を伸ばさなかったり。
フォルダを作ったら、ダブルクリックして開いてください。
こんな↓感じになります※5。
では、今開いたフォルダに、過去作ったExcelデータを入れてください※6。 クリック押しっぱなしで選択し、押しっぱなしのままひきずるようにフォルダ内に引っ張っていけばOKですので。
そうすると、Excelファイルがフォルダ内にしまわれます※7。
できました?
じゃあ、もう1コのファイルもしまっちゃってください※8。
よしよし。 こんなふうに、PC上はお片付けしておくことが大事なんですよ。 覚えておいてくださいね。
ファイルをコピーする
さて。
本日の課題、もう一度眺めてください。
前回のデータとだいぶ似てますよね。
なので、前回データをコピーして、それをちょこちょこっといじって今回の課題を仕上げることにしましょう。
ということで、さっきデータをしまった「Excelれんしゅう」フォルダ、見に行ってください※9。
前回は空白のExcelにデータをコピーしましたが、今回はファイルをまるごとコピーしますよ。
あ、そうそう。 みなさんが作ったフォルダの見た目って、もしかしたら僕のやつとちがうかもしれません。 もしかしたら、こう↓なっていたり※10します?
まあ、もしかしたら、これともちがうかもしれませんが…。
でも、気にしなくて大丈夫です。
これは、フォルダの表示形式の違いです。
フォルダの上のところ、「表示」ってやつをクリックすると、いろいろ設定できる※11ので、自分に合った表示形式を選んでみてください。
まあ、形式上の問題ですよ。
ちなみに、ぼくのお気に入りの表示形式は「詳細」です。
たくさんファイルがあって、規則的にファイル名をつけている場合は、これが便利だと思います。
さてはて。 では、前回作った方のファイルを右クリックして、コピーします※12。 んで、フォルダ内の空いてる適当なところを選んで右クリック→貼り付けしてください※13。
すると、「れんしゅう○○○(前回の日付)- コピー」っていうデータが出来上がります※14。 コイツが、複製されたデータになります。
あとはソイツを、右クリック→名前の変更で、ファイル名を本日の日付にしてやればOK※15 ※16。
これで、今回の作業のベースができました。 では、このファイルを開いてください。
列の削除、行の挿入
コピーしたファイル、開きました?※17 当然、内容は前回と同じものですよ。
じゃあ、※1の今回の課題、もう一度確認してください。
「ハイフンなし電話番号」ありませんよね?
なのでコイツは削除しちゃいまーす。
まず、「ハイフンなし電話番号」の列全体、G列を選択します※18。
上段の「G」のところにマウスを合わせるとポインタが下向き矢印のかたちになりますので、その状態で選択すれば列全体選択になりますよ。
で、あとは右クリック→削除でOK※19 ※20。
1列まるまる削除されます。
ハイ、消えたー。
さて次に。
「悪新聞 阿礼」さんと、「蘭亭座 平次」さん、「羅利図美 素子」さんが増えてますね。
…なんか珍しい名前だなーと思ってらっしゃる方もいらっしゃるかもしれませんが、まあそれは置いといて。
なので、行を増やしましょうか。
ちょっとやってみましょう。
まず、「悪新聞 阿礼」さんは、「三丸 千乃」さんと「虎飛行機 真」さんのあいだにいますね。
つまり、「虎飛行機 真」さんの上に位置するわけですから、そういうときは「虎飛行機 真」さんの行を選択します※21。
Excelの一番左、5行目の「5」のところにマウスを合わせると右向き矢印のかたちになりますから、その状態で選択すれば行全体選択になりますよ。
んで、1行まるまる選択した状態で、右クリック→挿入すれば、空の行が1行挿入されます※22 ※23。
…できました?
…この行の挿入ねぇ、位置をまちがえることが多いんですよ。
「あれ?狙ってたとこの1コ上に挿入しちゃった!」みたいな。
行の挿入は、選択行の1コ上に挿入される仕組みになってるので、覚えておいてください。
んで、もし失敗しちゃったときは、「戻る」機能を使いましょう※24。
Excel左上の「戻る」ボタンを押すと、一手前の状態に戻すことができますので※25。
試しにやってみましょう。
ハイ、戻せました。
あ、今回は試しに戻ってみただけですので、もう一度行の挿入、しといてくださいね。
というわけで、今挿入した行への文字入力、お願いします※26。
入力したら、今打ったところに色を塗っておきましょう※27 ※28。
やり方は、第1章でやりましたね。
バケツマークです、バケツマーク。
画面では黄色ですが、お好きな色で構いませんよ。
ハイ。 では次は、「木戸 修」さんの上に2行、ですね。 せっかくだから、2行まとめて挿入してみましょう※29 ※30 ※31。
2行まとめて挿入されました。
じゃあ、文字の方、入力しといてください。
あ、さっきと同様、色も塗っておいてくださいね※32。
行と列
さて、ここで。
混乱しがちな「行」と「列」について解説します。
わたしは、Excelの機能の名称とかリボンの配置とか、あまり一生懸命覚える必要はないと思っています。
それぐらいだったら、Excelに実際に触れて、体験して、経験値を増やす方が良い。
名前なんて後から覚えられますし、使っているうちにいつの間にか覚えてたりするもんです。
もちろん、覚えられるんだったら覚えた方が良いですよ。
でも、そこにエネルギーを使うくらいだったら、Excelを実際に「触る」時間を増やした方が良い。
そう考えています。
なのですが。
「行」と「列」については、コイツらよく混同するんですよ。
なので、とりあえずここで一度解説しときますので、とりあえずご一読くだされば、と。
みなさんも、「何か書いてあったなー」くらいの記憶の残り方で大丈夫です。
忘れても良いんですよ。
また見にくれば。
さてはて。 行と列については、下↓をご覧ください※33。
横方向に伸びてるのが「行」ですね。
行は1行目、2行目、3行目…、と数えます。
画像ですと、5行目が悪新聞 阿礼さんの「行」で、悪新聞 阿礼さんはふりがなが「あくしんぶん あれい」、年齢は27、性別は男…って具合になります。
同様に、9行目は木戸 修さんの行になります。
それに対して、タテ方向に伸びてるのが「列」です。
列を数えるにはアルファベットを使い、A列、B列、C列…、となります。
画像では、E列が「性別」の列になります。
「性別」列には、「男」か「女」の値しか入っていません。
同様に、「B列」って言ったときは、「氏名」の列のことを指します。
う~ん、わかったかな? ちょっと混乱しそうだね。 ということで、「行」と「列」の覚え方!※34
漢字の「行」は横棒2本がヨコに伸びてるから、ヨコ方向が「行」。 「列」は、棒がタテに2本走ってるから、タテ方向が「列」。 こんな風に覚えてくれ! 忘れたら、また見に戻って来てくれていいんだぜ! それじゃあな!
…ということで、行と列の覚え方、でした。 わたしは割とそのときのテンションで文体が変わりますが、あまり気にしないでいただけると幸いです。
フィルタをかける
さて、Excel作業のつづきに戻りましょう。
そういえば、一番左のNo、埋めてませんでしたね。
コイツをチャッチャッとやっちゃってください※35 ※36。
できました?
さて、では、本日は、フィルタって機能を使ってみたいと思います。
やり方は、まず、表全体を選択してください※37。
んで、Excel上部の「データ」タブから「フィルター」ってやつを選択してください※38。 そうすると、表の一番上、ヘッダー行の各項目名のところ(「No」とか「氏名」とかのところ)に下向き三角が表示されます※39。
ハイ、フィルタをかけました。
フィルタをかけるとどうなるかというと…、試しに「性別」のところの▼、押してみてください※40。
「(すべて選択)」「男」「女」、全部にチェックがついてますね。 まず、(すべて選択)のチェックを外してください。 そうすると、「男」「女」のチェックも外れます。 んで、改めて「女」だけにチェックをつけてください※41 ※42。 そうすると…
性別が「女」のデータだけになりました。
元に戻すには、(すべてを選択)にチェックを入れ直します※43 ※44。
逆に、「男」だけにすることもできますよ※45 ※46。
ハイ。
フィルタって、データを絞り込むためにあるんですね。
男だけのデータが見たい、とか。女だけにしたい、とか。
あるいは、「北海道の人だけにしたい」とか、「4月5日のデータだけ見たい」とか。
今回の、8件くらいのデータだったらまだ良いけど、データ件数が多くなってくると見つけるの大変になってきますから、そのためにあるんです。
なので、フィルタのかけ方、覚えておいてくださいね。
今後もバンバン使っていきますので。
ですが、ここで注意。
フィルタをかける際に、最初に表全体を選択するの、忘れないでください。
中途半端に選択しちゃうと…※47 ※48
中途半端にしかフィルタがかからなくなってしまいます。 こうなると、Excelがうまく仕事をしてくれなくなりますので、こうならないよう注意してください。
外枠太線
最後おまけ。 一番外側の罫線を太線にしようかな、と。 やり方は、表全体を選択して、「ホーム」の「罫線」→外枠太罫線を選んでください※49 ※50。
一番大外の枠が太線になりました。 まあ、微妙に太くなっただけなんで、わかりにくいけど…。
じゃあ、今回はこんな感じかな。 みなさんも、ちょっとずつ経験値ためて、レベルアップしていきましょう。 See You!